Todoist vs TickTick vs Things 3: Aufgabenmanagement im Vergleich

Todoist (€48/Jahr), TickTick (€28,99/Jahr) und Things 3 (einmalig €79,99 für Mac + €10,99 iOS + €19,99 iPad) sind die meistgenutzten Aufgaben-Apps in Tech-Foren — jede mit klarem Profil und konkreten Schwächen. Welche App welchen Workflow bedient, hängt weniger vom Feature-Vergleich ab als von der eigenen Arbeitsweise: GTD-Methodik, Team-Kollaboration oder reine Solo-Klarheit.

Todoist: der Cross-Platform-Standard

Todoist (entwickelt von Doist seit 2007) ist der etablierteste Standard mit über 30 Millionen Nutzern weltweit. Die App läuft auf elf Plattformen inklusive Linux und Apple Watch, integriert sich in Slack, Google Calendar, Outlook, Zapier und über 80 weitere Tools. Free-Tier deckt bis zu 5 aktive Projekte und 5 Mitarbeiter — für Solo-Nutzer ausreichend, aber ohne Reminder und Etiketten.

Pro-Tier kostet €48/Jahr und schaltet Reminder, Etiketten, Filter und unbegrenzte Projekte frei. Business-Tier (€72/Nutzer/Jahr) bietet Team-Inbox und Admin-Tools. Das Natural Language Processing ist exzellent: „Steuererklärung jeden Sonntag um 10 Uhr #@finanzen" erstellt automatisch wiederkehrende Aufgabe im richtigen Projekt mit Tag und Uhrzeit.

Schwächen: Das UI wirkt im Vergleich zu Things 3 funktional, aber wenig elegant. Subtasks unterstützen nur drei Verschachtelungsebenen, danach wird es unübersichtlich. Die Kanban-Board-Ansicht (Filter > Boards-View) funktioniert, fühlt sich aber nachgereicht an. Wer GTD nach David Allen praktiziert, vermisst dedizierte „Someday/Maybe"-Strukturen.

TickTick: Funktionsumfang zum halben Preis

TickTick (entwickelt seit 2010 vom Appest-Team in China) liefert mehr Features als Todoist zu etwa 60% des Preises. €2,40/Monat oder €28,99/Jahr bringen alles inklusive Premium: Kalender-Integration, Pomodoro-Timer eingebaut, Habit-Tracker, Sprachnotizen, Standort-basierte Reminder und Anhänge bis 100 MB pro Aufgabe.

Der eingebaute Pomodoro-Timer mit Whitenoise-Sounds ist ein echtes Killer-Feature. Statt zwischen Forest, Be Focused und der Task-App zu wechseln, läuft alles in TickTick — fokussierte Sessions, Statistiken über Fokuszeit pro Projekt, Verknüpfung mit einzelnen Aufgaben. Das ist für Wissensarbeiter ein echter Workflow-Beschleuniger.

Schwächen: Die UI ist überladen mit Optionen und Buttons — Neueinsteiger fühlen sich oft überwältigt. Manche Übersetzungen ins Deutsche wirken unrund („Aufgabenliste verwalten" statt „Verwalten der Aufgabenliste"). Die Synchronisation läuft über chinesische Server (TickTick gehört zur Beijing Mobike Technology Co.) — Datenschutzbewusste Nutzer in der EU sollten das prüfen.

Things 3: Apple-Eleganz mit fester Methodik

Things 3 (entwickelt von Cultured Code in Stuttgart) ist die ausgereifteste Implementierung von David Allens GTD-Methodik. Inbox, Today, Upcoming, Anytime, Someday — die App folgt strikt der Methodik und macht es Nutzern leicht, GTD-Disziplin durchzuhalten. Headings innerhalb von Projekten, „This Evening"-Sektion für Abendaufgaben und Quick Entry per Tastenkürzel sind Beispiele für durchdachte Detail-Lösungen.

Der Preis ist ungewöhnlich: einmalige Käufe pro Plattform — €79,99 für Mac, €19,99 für iPad, €10,99 für iPhone. Insgesamt €110,97 für das komplette Setup. Auf 5 Jahre gerechnet sind das €22,19/Jahr — günstiger als Todoist Pro. Es gibt keine Abos, keine Werbung, keine Tracking.

Schwächen: Keine Team-Kollaboration. Things 3 ist explizit als Single-User-App designt — wer Aufgaben mit Partner, Familie oder Team teilen will, ist hier falsch. Keine eingebauten Kalender-Termine (nur „Deadline" pro Aufgabe), keine Subtasks mit eigenen Daten, keine Kanban-Ansicht. Wenn du außerhalb des Apple-Universums arbeitest, fehlt die App komplett.

Feature-Vergleich im Detail

Die drei Apps decken jeweils 80-95% der gleichen Kernfeatures — entscheidend sind die Details. Diese Tabelle vergleicht die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale, die in der täglichen Nutzung relevant werden.

Die Plattform-Reichweite entscheidet oft am stärksten. Wer beruflich Windows nutzt und privat iPhone, der ist mit Things 3 raus. Wer Linux am Desktop und Android am Handy hat, der hat fast nur Todoist. Wer komplett im Apple-Ökosystem lebt und keine Team-Funktion braucht, der gewinnt mit Things 3 das eleganteste Erlebnis.

Workflow-Beispiele aus der Praxis

Knowledge-Worker mit Solo-Fokus auf MacBook + iPhone: Things 3. Die fixe GTD-Struktur, die wunderschöne Animation beim Abhaken und die fehlenden Distraktionen machen die App zum täglichen Begleiter. Einmal €111 investiert, kein Abo, läuft jahrelang.

Freelancer oder Agentur mit Kunden-Projekten: Todoist Business. Die Team-Inbox, Filter-Funktionen und Templates erlauben skalierbare Projekt-Workflows. Integration mit Slack, Google Drive, Zapier macht Automatisierung möglich. €72/Nutzer/Jahr ist im Vergleich zu Asana oder Monday.com extrem günstig für die gebotene Tiefe.

Studenten oder Wissensarbeiter mit Fokus-Bedarf: TickTick. Der eingebaute Pomodoro-Timer plus Habit-Tracker plus Aufgaben-App spart drei separate Apps. €28,99/Jahr ist im Studierenden-Budget machbar. Die chinesische Server-Frage sollte für sensible Berufsgruppen geprüft werden — TickTick bietet seit 2023 EU-Datenresidenz auf Anfrage.

Migration und Datenexport

Wer wechseln will, kann zwischen allen drei Apps Daten exportieren. Todoist exportiert CSV mit allen Aufgaben, Projekten und Etiketten. TickTick liefert XML- und CSV-Export. Things 3 exportiert über die „Things URLs"-Funktion oder über Drittanbieter-Tools wie „Things to Todoist". Der Import in eine neue App dauert meist 1-2 Stunden manueller Nacharbeit.

Vor einem Wechsel teste 30 Tage parallel — beide Apps nebeneinander, alle neuen Aufgaben in beiden anlegen. Nach 30 Tagen merkst du klar, welche du intuitiver bedienst. Niemand sollte ohne diesen Test wechseln. Die Migration ist immer teurer als gedacht, sowohl in Zeit als auch in dem Risiko, dass Aufgaben verloren gehen.

Ein praktikabler Mix: Things 3 für persönliche GTD-Liste, Todoist Business für Team-Projekte. Die Apps blockieren sich nicht — viele Power-User trennen private und berufliche Aufgaben absichtlich in zwei Tools. Kostet pro Jahr unter €100 und reduziert mentale Vermischung.

Worauf es ankommt: Konkrete Empfehlung nach Profil

Drei klare Empfehlungen. Erstens, Apple-Solo-Nutzer mit GTD-Affinität: Things 3 ist die schönste und ruhigste App, einmalige €110 für drei Plattformen, läuft jahrelang ohne Abo. Zweitens, Cross-Platform-Nutzer oder Team-Kollaboration: Todoist Pro oder Business — der robusteste Standard mit der größten Plattform-Reichweite und Integrationen. Drittens, Knowledge-Worker mit Fokus-Bedarf und gutem Preis-Leistungs-Verhältnis: TickTick mit integriertem Pomodoro-Timer und Habit-Tracker.

1. Plattform-Frage zuerst klären (Apple-only? Cross-Plattform?)
2. 30-Tage-Trial der favorisierten App parallel zur aktuellen Lösung
3. Use Cases definieren: Solo-Aufgaben, Familie, Team-Projekte
4. Bei Things 3: Mac- und iOS-Version separat kaufen, kein Family-Sharing
5. Bei Todoist: Pro-Abo (€48/Jahr) reicht für 95% der Solo-Nutzer
6. Bei TickTick: Premium-Trial 7 Tage, danach €28,99/Jahr committen
7. Daten-Migration in 2 Stunden manueller Nacharbeit einplanen
8. Wöchentliches Review (David Allen, GTD) als Pflichttermin einführen

Keine dieser Apps ersetzt die Disziplin, regelmäßig zu reviewen und zu pflegen. Eine schöne App mit unvollständiger Pflege ist schlechter als ein simpler Notion-Eintrag mit täglichem Update. Die Tool-Wahl ist sekundär — die Methodik (GTD, OKR, einfache Prioritätenliste) entscheidet den Output.